הבחינו בין תיבת הדוא״ל ליישום
התקנת Outlook אינה יוצרת דוא״ל בדומיין שלכם. דרוש ספק שמאחסן הודעות ומטפל בשליחה ובקבלה. Outlook תומך בכמה סוגי חשבונות; התכונות הזמינות תלויות בספק, במינוי ובגרסת היישום.
המדריך של Microsoft המקושר בהמשך מתייחס ל-Windows. ההגדרה שונה ב-Mac ובין גרסאות Outlook, לכן פעלו לפי ההוראות למערכת שלכם. בדרך כלל IMAP מסנכרן דוא״ל; ליומנים, לאנשי קשר ולתיבות משותפות נדרשות בדיקות תאימות נפרדות.
מקור רשמי: Microsoft · Outlook
הגדירו כתובות וגישה לעובדים
כתובת העבודה של עובד וכתובת info@ משותפת משמשות למטרות שונות. החליטו אילו כתובות דורשות תיבות נפרדות, אילו יכולות להיות כינויים ואילו דורשות גישה לצוות. כינוי אינו בהכרח מספק אחסון נפרד או אפשרות כניסה.
רשמו את העובדים, נפח הארכיון וכללי הענקת וביטול הגישה. ככל האפשר, השתמשו בגישה משותפת נתמכת במקום למסור לכל הצוות סיסמה אחת. בדקו את עלות התכונות הדרושות לפני בחירת מינוי.
חברו את Outlook ובדקו אותו
- קבלו מספק הדוא״ל את כתובת הכניסה ואת הוראות ההגדרה.
- הוסיפו את החשבון באמצעות שיטת אימות נתמכת. הזינו סיסמאות ביישום או בדף הכניסה של הספק, ולעולם לא בטופס פנייה באתר.
- אם נדרשת הגדרה ידנית, השתמשו בשרתים, ביציאות ובאבטחת החיבור המתועדים אצל הספק.
- שלחו הודעה לכתובת חיצונית והשיבו עליה. בדקו את תיקיית הפריטים שנשלחו, קבצים מצורפים, חיפוש וסנכרון במכשיר נוסף.
- בדקו בנפרד יומנים, אנשי קשר ותיבות משותפות אם תהליך העבודה דורש זאת.
העתיקו את הארכיון לפני החלפת יעד מסירת הדואר
מפו תיבות ותיקיות, כולל הודעות שנשלחו וארכיוני Outlook מקומיים. צרו גיבוי שאפשר לאמת ומדדו את נפח הנתונים. צרו את תיבות היעד, בצעו העתקה ראשונית והשוו תיקיות ומספרי הודעות.
החליפו את רשומות MX כאשר היעד מוכן לקבל דואר. לאחר מכן סנכרנו הודעות שהגיעו לספק הקודם בזמן המעבר. שמרו את החשבונות הישנים ואת פרופיל Outlook עד לאימות הארכיון; הסכימו מראש על תקופת החפיפה.
בדקו DNS ואת מסירת המערכת
הספק החדש מספק רשומות MX והוראות לאימות הדומיין ולאימות שליחה. הגדירו SPF, DKIM ו-DMARC בהתאם לכל השירותים ששולחים בשם העסק, כולל ה-CRM. התעלמות משולח קיים עלולה לפגוע במסירת הדואר.
- דואר נכנס ויוצא עבר בדיקות עם כתובות חיצוניות.
- התיקיות, הארכיונים והכתובות המשותפות הנדרשים נגישים.
- העסק שולט בגישה ובחידושים, ותנאי התמיכה מתועדים.
- הוסכם על נוהל להפסקת השימוש בשירות הקודם ולשחזור נתונים.
בואו נדבר על הפרויקט שלכם
ספרו לנו על היעד, השפות והתכונות הדרושות לכם. נסכם את היקף העבודה ואת הצעדים הבאים.