הגדירו את תוצאת ההטמעה הרצויה
בחרו בעיה מוגדרת: פניות הולכות לאיבוד, שוכחים לבצע מעקב או שמנהלים אינם יודעים מדוע עסקאות נכשלות. לכל בעיה תעדו מדד, את ערכו ההתחלתי ואת האחראי לבדיקה. מילוי שדות לבדו אינו מעיד על שיפור במכירות.
Bitrix24 מרכזת עסקאות, תקשורת, משימות, דיווח ואוטומציה. בדקו את התכונות והמגבלות הנדרשות מול המסלול והאינטגרציות שנבחרו. הרישוי, ההטמעה ויישומי צד שלישי עשויים להיות כרוכים בעלויות נפרדות.
מקור רשמי: Bitrix24 · CRM
שרטטו משפך מכירות עם כללי מעבר בין שלבים
לשירות פשוט, דוגמה לדיון היא: פנייה חדשה ← דרישות ← הצעה ← הסכם ← זכייה או אובדן העסקה. ראו בכך נקודת התחלה, ולא משפך המתאים לכל עסק.
לכל שלב הגדירו אחראי, מועד לפעולה הבאה וקריטריונים להשלמה. תארו בנפרד לקוחות חוזרים, כפילויות והצעות שנדחו. כל שלב צריך להנחות את איש המכירות לפעולה ברורה, ולא לשמש רק כשם בדוח.
הכינו נתונים, הרשאות וערוצים
- מנו אחראי לפרויקט מטעם העסק ומשתתפים לפיילוט.
- מפו נתוני לקוחות מגיליונות, ממערכת ה-CRM הקודמת, מדוא״ל ומטפסים. הסירו כפילויות והסכימו על שדות חובה.
- הגדירו מי רשאי לצפות בנתונים, לערוך, לייצא ולמחוק אותם.
- רשמו את מערכות הטלפוניה, הדוא״ל, יישומי המסרים וטפסי האתר. בדקו תמיכה באינטגרציה, בעלות על חשבונות ועלויות נוספות.
- הסכימו על שפות הממשק, תבניות ההודעות וההדרכה עבור הצוות שלכם בגאורגיה.
הפעילו פיילוט בהיקף מוגבל
התחילו עם צוות אחד ומקור פניות אחד. בדקו יצירת עסקאות, הקצאה, התראות, מעקב ודיווח. לאחר מכן בדקו חריגים: כפילויות, שיחות שלא נענו, עובדים נעדרים ותקלות באינטגרציה.
הפכו לאוטומטיים כללים שהצוות כבר מבין. אם אוטומציה נכשלת, צריך שיהיה מי שיוכל לזהות את הכשל ולקחת אחריות. הכינו מדריך קצר לשימוש יומיומי, בנוסף להקלטת הדגמת המערכת.
רשימת בדיקה לקבלת המערכת
- פנייה לדוגמה משלימה את תהליך העבודה שהוסכם עליו.
- ההרשאות נבדקו באמצעות חשבונות עובדים, ולא רק באמצעות חשבון מנהל המערכת.
- נתוני המדגם תואמים למקור; מקור הפנייה והמעקב אחריה גלויים.
- ההתראות והאינטגרציות פועלות, ותרחישי כשל נבדקו.
- הצוות עבר הדרכה, מונה אחראי לתמיכה ונקבע מועד לבחינת התוצאות.
בואו נדבר על הפרויקט שלכם
ספרו לנו על היעד, השפות והתכונות הדרושות לכם. נסכם את היקף העבודה ואת הצעדים הבאים.